さようなら、憂鬱な木曜日

読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

さようなら、憂鬱な木曜日

サラリーマンの投資ログなど

「仕事の遅い人」が読むだけで絶対に仕事が早くなる方法

仕事・働き方 仕事・働き方-仕事が早くなる方法

私は仕事の遅い人のことを見ると、いつも歯がゆい。

仕事が遅いというのは、つまり一般的に求められるレベルに達していないという意味であり、全然難しいことではない。しかし、仕事が遅い人というのは、ある一定数いる。

彼らは特別能力が劣っているわけではない。それどころか、私より能力的には上の人達だってたくさんいる。

彼らは、仕事の進め方が圧倒的にまずいのだ。逆に言えば、仕事の進め方さえ覚えてしまえば、そのスピードは驚くほどぐんと上がるだろう。なぜそんなことが言えるのかというと、私自身が実践して、体感したからだ。仕事のやり方だけでここまで変わるのかと驚いた。

仕事のやり方を工夫するだけで仕事が早くなるのが明確だから、見ていて歯がゆいのだ。(大体、彼らは彼らなりに仕事のポリシーがあるのだ。それは尊重したい)

ここに書くことは、基本的なことばかりだ。明日から実践できる。ぜひ、そのスピードを体感してもらいたい。

 

■スケジューリングが仕事の中で最も大事

仕事においてまず一番初めにすることは、綿密なスケジュールを立てることだ。これに尽きる。この作業が仕事の中でもっとも重要だと言っていい。ここにはある程度時間を掛けたってかまわない。

例えばAという仕事があるとする。その締め切りは10日後だ。公的な締め切りが10日後だとしたら、個人的なスケジュール上では、8日後か9日後にしておいたほうがいい。(余談だが、仕事を締め切りギリギリに上げてくる人は、いつもギリギリに仕上げてくる。そういう癖がついてしまうのだ。)

締め切りを設定したら、あとはAという仕事を順序立ててタスクa,b,c…zと細分化していく。ここでのポイントはできるだけ細分化することだ。

細分化が終わったら、その作業に係る時間を見積もった上で、1日目はbまで、2日目はeまで、という具合で、その日ごとの締め切りを立てていく。

f:id:goodbyebluemonday23:20160124083309p:plain

あとは、その締め切りを忠実に守っていくだけで、仕事は完了する。こんな簡単なことなのだ。

だから、例えば1日目にbまで終える予定だったのが、定時までにaしか終わっていない場合、その日はよほどのことがない限り残業してでもbまで終わらせるのだ。逆に言えば、その日の目標が完了していれば、定時に帰る。

日ごとの目標をきちんと設定していない人に限って、仕事の全体像が見えておらず、ダラダラと毎日残業していたりする。今日までにしなければいけないことが明確になっていないから、どこまででも進めたがるのだ。

仕事が振られたら、その全体像を把握して、進め方の骨格を作ること。これだけで、スピードは劇的に変わる。

現代の多様化した業務内容において、複数の仕事を並列的にこなしていく人が圧倒的に多いだろうが、ひとつひとつの仕事をこの要領で、並列的に進めていけばいいだけだ。

それぞれの仕事のボリュームが、スケジュールを立てるほどではない場合は、後述するタスクとして認識しすればいい。

 

■緊急性と重要性のマトリックスでタスクを可視化する

全体像ができたら、あとはタスクをこなしていく。ここで重要になってくるのは、緊急性と重要性のマトリックスだ。

これは、以前読んだ『7つの習慣』という有名な本に書いてあったマトリックスで、本で知ってから実際に使ってみて、仕事がさらに効率的に進むようになった。

まずは、紙に以下のようなマトリックスを書く。

f:id:goodbyebluemonday23:20160124083835p:plain

次に、やらなければいけないタスクをふせんに書いて、このマトリックスの該当する部分にペタペタ貼っていく。そしてこの表を自分のデスクから見えるところに掲示して、そのタスクが完了したら、そのふせんを剥がしていけばいい。

こうすることで、今自分が抱えているタスクを可視化することができる。今やらなくていいことに手を付けることなく、優先度の高いものから片付けていくことができるのだ。

仕事の遅い人は、「今それやるの?」ということをやっていることが多い。今やらなければいけない仕事と、後回しにして良い仕事を頭のなかで整理できていないのだろう。

ここでのポイントは、2つ。

1 人に頼む仕事は、先に振っておく(内部外部問わず)
2 軽い仕事からどんどん片付けていく

1については、とにかく投げておく(ゆったりした締め切りを設定するとなおよい)。そうすることによって、自分が作業している間にその仕事が仕上がってくるからだ。自分の作業の遅滞は残業でもなんでもしてカバーすればいいが、他人の仕事に口をだすのはなかなか難しい。コントロール不能な要素を少しでも排除していくことが、スケジュール通りに仕事を完成させることへ繋がる

2については、もちろん緊急性の高い仕事から片付けていくのだが、とにかくタスク数を少なくすることが、全体の効率化につながるのだ。なぜなら、軽い仕事を抱えたまま重い仕事に取り掛かるより、軽い仕事を片付けてから重い仕事に取り掛かったほうが集中できるからだ。これは個人的な感覚でもなく、そういうものだ。マトリックスはすっきりしていたほうがいい。とにかくふせんを外していくこと。そのうちに、ふせんを外すことが快感になっていくだろう。

 

■まとめ

ここで紹介した2つのことを実践するだけで、仕事は劇的に早くなる。嘘だと思うなら実践してみればいい。

これは仕事だけではなくすべての物事に言えることだが、まずはその全体像を把握して、工程表を作り、タスクを可視化することで、仕事の効率というのは飛躍する。

逆に言うと、こんな基本的なことなのに、やっていない人が多すぎる。だから、私は仕事が遅い人が理解できないのだ。この方法でやればもっと早くなるのに、もどかしい。

世の中にはいろんな仕事があって、1日で終る仕事もあれば、数年単位のプロジェクトもある。締め切りのある仕事もあれば、締め切りのない仕事もある。自分の努力だけで終る仕事もあれば、チームでやる仕事もある。

しかし、すべての仕事において、ここに書いてあることは応用できる。スケジューリングとタスクの可視化は、ほとんどの仕事に応用できる、基本的なことだ。

「仕事が遅い」と感じている人は、是非明日から実践してみてほしい。

 

緊急性と重要性のマトリックスの原典はこちらの本。大事なことがたくさん書かれている名著である。

<転職オススメサイト>

転職をお考えの方は、以下のサイト「ビズリーチ」の登録をオススメします。年収1,000万円以上の求人が多数掲載されています。

登録無料です。